Side Navigation

Dokumenty sprzedaży: faktury i rachunki

Faktura VAT

Faktura VAT jest wystawiana przez czynnego podatnika VAT, posiadającego numer identyfikacji podatkowej, a także podatnicy dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu (zgodnie z art. 16 ustawy).

Obowiązek podatkowy i terminy wystawienia faktur

Co do zasady, fakturę należy wystawić nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi – z zastrzeżeniem odmienności w przypadku wcześniejszego otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty, patrz: faktura zaliczkowa).
W sytuacji tzw. sprzedaży ciągłej (gdzie podany jest jedynie okres rozliczeniowy, np. tylko miesiąc i rok dokonania sprzedaży), fakturę należy wystawić nie później niż do 7. dnia następnego miesiąca. Za datę sprzedaży uznaje się wówczas ostatni dzień okresu rozliczeniowego – z zastrzeżeniem, iż okres rozliczeniowy nie może być dłuższy niż 1 rok podatkowy.

Faktury oraz dokumenty je korygujące powinny być wystawiane w co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”. Tego wymogu nie stosuje się jedynie do dokumentów wystawianych w formie elektronicznej (sprzedawca przesyła je nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji).

Obowiązkowa treść faktury VAT

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 dotyczące między innymi zasad wystawiania faktur jasno precyzuje co powinna zawierać faktura:

  • Imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
  • Numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy.
  • Dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”. Podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym.
  • Nazwę towaru lub usługi.
  • Jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług.
  • Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto).
  • Wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto).
  • Stawki podatku.
  • Sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.
  • Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
  • Wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu.
  • Kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Faktura VAT nie musi być opatrzona podpisem wystawcy i pieczątką (podatnik ma jednak prawo umieścić je na fakturze).

Szczególne wymagania dotyczące faktur

W obrocie gospodarczym faktura może dokumentować różnego rodzaju operacje oraz rodzaj obrotu lub sposób jego opodatkowania. Z tego względu wprowadzono szczególne wymagania dla niektórych faktur.

„Mali podatnicy”

Dodatkowo w miejsce oznaczenia „FAKTURA VAT” przedsiębiorca będący małym podatnikiem stosuje oznaczenie „FAKTURA VAT-MP”. Musi zawrzeć również termin płatności należności określonej w fakturze.

Faktury VAT marża

Faktury dokumentujące czynności, w których podstawą opodatkowania VATem jest marża (zgodnie z art. 119 lub art. 120 ustawy), przedsiębiorca w miejsce oznaczenia „FAKTURA VAT” stosuje oznaczenie „FAKTURA VAT marża”. Dodatkowo musi zamieścić odesłanie odpowiednio do przepisów art. 119 ustawy lub art. 306 dyrektywy bądź przepisów art. 120 ustawy lub art. 313 dyrektywy.

W fakturze VAT marża nie podajemy cen towarów lub usług w kwotach netto (czyli cen jednostkowych, sum), stawki podatku jakiemu podlega marża (w tym także podziału na części marży podlegającej opodatkowaniu wg konkretnej stawki, zwolnionych z podatku lub mu niepodlegających), oraz kwot samego podatku VAT.

Faktury dokumentujące sprzedaż zwolnioną z podatku VAT

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku poza w/w danymi wskazuje się również:

  1. symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, jeżeli ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy powołują ten symbol, lub
  2. przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, lub
  3. przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku tę dostawę lub to świadczenie.

Faktury dokumentujące sprzedaż niepodlegającą opodatkowaniu w Polsce

Faktury stwierdzające dokonanie czynności, dla których podatnikiem jest nabywca usługi lub towaru (czyli rozlicza podatek VAT), zamiast danych dotyczących stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem zawierają adnotację, iż podatek rozlicza nabywca, lub wskazanie właściwego przepisu ustawy lub dyrektywy, wskazującego, że podatek rozlicza nabywca.

Faktury zaliczkowe

Obowiązek wystawiania faktury może mieć miejsce w sytuacji, kiedy otrzymano część zapłaty otrzymanej przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (czyli otrzymano zaliczkę). Faktury zaliczkowe powinny zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy, a także datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

Faktury dokumentujące sprzedaż paliw

Faktura sprzedaży paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinna zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Faktury wystawione w walucie obcej

Podatnik wystawiając fakturę w walucie obcej jest zobowiązany wykazać kwotę podatku w złotych bez względu na to, w jakiej walucie została określona należność na fakturze (wszystkie wyliczenia na fakturze mogą być w walucie obcej, ale kwota podatku VAT musi być bezwzględnie podana w złotych).

Faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności

Faktury wystawiane dla osób fizycznych nie muszą zawierać numeru identyfikacji podatkowej kupującego (NIPu).

Rachunek

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Obowiązek wystawienia rachunku, nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli.

Jeżeli kupujący zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, przedsiębiorca wystawia rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.

Obowiązek wystawienia rachunku wygasa po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (przedsiębiorca może wystawić rachunek).

Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Może Cię również zainteresować

komentarze

Zostaw komentarz

Używamy plików cookie do personalizacji treści i reklam, zapewnienia funkcji mediów społecznościowych i analizy ruchu. Udostępniamy również informacje o korzystaniu z naszej strony naszym partnerom reklamowym. Więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close