Przekazanie przedmiotów z majątku prywatnego do majątku firmy

Wykorzystywane prywatnie składniki majątku można przekazać na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Należy jednak pamiętać, że aby związane z nimi wydatki zaliczać do kosztów firmy, należy udowodnić, że faktycznie będą one w tej działalności wykorzystywane.

Przepisy podatkowe nie przewidują żadnej szczególnej formy przekazania prywatnych przedmiotów na cele prowadzonej działalności gospodarczej. W praktyce najczęściej dokonuje się tego poprzez oświadczenie podatnika, w którym określa on co i od kiedy będzie wykorzystywane dla potrzeb prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Do ewidencji środków trwałych wpisuje się przedmioty, które:

1) stanowią własność lub współwłasność podatnika,

2) są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,

3) będą wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą przez okres dłuższy niż rok, oraz

4) ich wartość początkowa przekracza 3500 zł.

Natomiast rzeczowe składniki majątku, związane z działalnością, które nie zostały zaliczone do środków trwałych, stanowią wyposażenie. Wyposażenie, którego wartość przekracza 1500 zł należy wpisać do ewidencji wyposażenia.

Co do wartości przekazywanych przedmiotów, należy pamiętać, że obowiązek wyceny dotyczy środków trwałych. Wartość początkowa tych środków stanowi bowiem podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych zaliczanych do kosztów podatkowych. W tym przypadku będzie to zazwyczaj cena nabycia, wynikająca np.: z faktury VAT, umowy kupna -sprzedaży. Dopiero gdy wielkość ta nie jest możliwa do ustalenia, wartość początkową ustala się na podstawie cen rynkowych podobnych środków trwałych.

Wprowadzony do ewidencji środek trwały podlega amortyzacji. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się według stawek określonych w Wykazie stawek amortyzacyjnych.

W przypadku składników prywatnego majątku przekazanych na potrzeby firmy zarówno dokonywane odpisy amortyzacyjne (w odniesieniu do środków trwałych), jak i inne koszty eksploatacji związane z wykorzystywaniem tych rzeczy na potrzeby działalności gospodarczej mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

W praktyce przedsiębiorcy najczęściej przekazują pojazdy na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Przekazując samochód prywatny do majątku firmy przedsiębiorca ustala jego wartość wynikającą z dokumentu zakupu, gdyby nie posiadał jednak dowodu zakupu wówczas ustala wartość początkową pojazdu na podstawie ceny rynkowej takiego samego pojazdu oraz jego stanu i stopnia zużycia. Najbardziej wiarygodną cenę rynkową pojazdu można uzyskać w Urzędzie Skarbowym w dziale PCC ( podatku od czynności cywilnoprawnych), gdzie urzędnicy posiadają szczegółowy wykaz pojazdów i ich cen rynkowych w danym roku podatkowym.

Jeżeli przedsiębiorca przekazuje do majątku firmy pojazd, który został wcześniej zmontowany z części składowych (zespołów, podzespołów i elementów stanowiących niezbędne fabryczne wyposażenie samochodu wymagane w celu dopuszczenia pojazdu do ruchu drogowego), wartość początkową ustala się według kosztów wytworzenia, do których zalicza się wartość, w cenie nabycia, zużytych rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, koszty wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonego środka trwałego. Do kosztów związanych z wytworzeniem środka trwałego nie można zaliczyć wartości pracy własnej podatnika. Koszty poniesione na wytworzenie samochodu będącego środkiem trwałym powinny być właściwie udokumentowane. Dowodami mogą być faktury lub rachunki dokumentujące zakup materiałów i usług obcych, listy płac dokumentujące koszt wynagrodzeń własnych pracowników wykonujących prace przy wytworzeniu pojazdu itp.

Przekazując do majątku firmy pojazd używany lub ulepszony można wybrać korzystniejszą metodę amortyzacji (liniowa indywidualna dla ST używanych lub ulepszonych) oraz stawkę amortyzacji 40% (zamiast 20% ). Z pojazdem używanym mamy do czynienia wtedy gdy, podatnik udowodni, że przed jego nabyciem był wykorzystywane co najmniej przez 6 miesięcy.

Kolejnym najczęściej przekazywanym środkiem trwałym z majątku prywatnego do firmy jest komputer. Przekazując komputer podajemy jego wartość początkową zgodną z dokumentem zakupu, czyli cenę nabycia, gdy jednak cena nabycia jest niemożliwa do ustalenia, należy wycenić komputer uwzględniając cenę rynkowa i stopień zużycia.

W przypadku przekazywania komputera należy zwrócić także uwagę na jego oprogramowanie. Komputer i oprogramowanie do niego to odpowiednio środek trwały i wartość niematerialna i prawna, które nie są traktowane jako jeden składnik majątku firmy, a zatem podlegają odrębnej amortyzacji. W tym zakresie jest jednak jeden bardzo ważny wyjątek. System operacyjny traktowany jest jako część składowa komputera (laptopa), jako coś bez czego nie byłby on zdatny do użytku. A zatem, gdy przedsiębiorca zakupił komputer za 4 tys. zł i system operacyjny dla niego za 500 zł, bierze brać pod uwagę, że nabył składnik majątku za 4,5 tys.

Oprogramowanie jako odrębna od komputera wartość niematerialna i prawna może zostać ujęta do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych pod warunkiem,że nie jest to oprogramowanie zakupione na osobę prywatną, wyłącznie do celów niekomercyjnych ( wersja home).

Przekazując komputer na potrzeby firmy należy ustalić, które jego elementy można traktować jako odrębne środki trwałe. W urzędowej Klasyfikacji Środków Trwałych w rodzaju 491 wyszczególniono „zespoły komputerowe”, zatem obiektem, czyli pojedynczym środkiem trwałym, jest:
– albo cały zespół komputerowy służący do przetwarzania informacji, złożony z jednostki centralnej i fizycznie do niej podłączonych jednostek zewnętrznych (tzw. obiekt zbiorczy),
– albo poszczególna maszyna i urządzenie wydzielone w osobne jednostki.
To bardzo istotne rozróżnienie, albowiem US najczęściej upierają się przy tym, że np. drukarka albo klawiatura komputerowa to sprzęt niesamodzielny, taki, który nie jest zdatny do użytku bez innych urządzeń. Jednak drukarka może być traktowana jako samodzielny sprzęt komputerowy (samodzielny środek trwały) – wówczas, gdy nie współpracuje ona z jednym wyłącznie komputerem, ale z kilkoma (w sieci).

W przypadku komputera najkorzystniej jest zastosować jako amortyzacje – odpis jednorazowy. Wówczas w koszty zostanie ujęta cała wartość początkowa komputera w miesiącu wprowadzenia do majątku firmy albo w miesiącu następnym.