Standardowe koszty uzyskania przychodów

SAMOCHÓD

Samochód bywa podstawowym narzędziem pracy, także w przypadku osób samozatrudnionych. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, do celów firmowych są wykorzystywane samochody osobowe, ciężarowe, specjalne oraz tak zwane samochody „z kratką” (nieosobowe).

Korzystanie z pojazdu wiąże się z ponoszeniem na niego niezbędnych wydatków. Bardzo często pojawia się pytanie, czy każdy koszt związany z samochodem może być odliczony od przychodów samozatrudnionego. Możliwość zaliczenia samego samochodu oraz wydatków na niego ponoszonych, jest uzależniona od rodzaju pojazdu oraz statusu, jaki posiada w prowadzonej działalności gospodarczej.

Poniżej został przedstawiony podział samochodów oraz sposób ich rozliczania w działalności gospodarczej.

a) Samochód jako środek trwały

Ważne jest, aby zwrócić uwagę na ilość posiadanych samochodów w firmie. Urzędy Skarbowe podczas kontroli kwestionują posiadanie kilku samochodów w firmach jednoosobowych, które nie zatrudniają pracowników. Każdy koszt będzie musiał być stosownie uargumentowany, zatem należy się zastanowić w jaki sposób uzasadnić konieczność posiadania dwóch samochodów osobowych lub ciężarowych, podczas gdy firma jest prowadzona przez jednego właściciela przy jednoczesnym braku zatrudnienia.

Samochody mogą być od razu zakupione na firmę lub przekazane z majątku prywatnego. W przypadku zakupu takiego pojazdu wystarczy, aby dokument zakupu (faktura VAT, rachunek, faktura VAT marża, umowa kupna-sprzedaży) został wystawiony na firmę. Dzięki temu samochód już od dnia zakupu może stanowić środek trwały firmy.

W przypadku przekazania samochodu prywatnego do majątku firmy, dokumentem na podstawie którego można to zrobić jest oświadczenie o przekazaniu firmie pojazdu. W takim oświadczeniu należy oszacować wartość przekazywanego pojazdu na podstawie cen rynkowych. Oszacowana wartość jest przyjęta jako wartość początkowa środka trwałego. W sytuacji, gdy pojazd jest współwłasnością, gdzie pierwszym właścicielem jest właściciel firmy a drugim małżonek i istnieje między nimi wspólność majątkowa, cała wartość pojazdu może być przekazana do działalności. Inaczej jest w przypadku, gdy drugim współwłaścicielem samochodu jest osoba z rodziny lub niezwiązana więzami rodzinnymi. Ustalona wartość pojazdu jest wówczas wprowadzana do ewidencji środków trwałych w takiej części, w jakiej samochód przypada na właściciela firmy. Gdy umowa nie określa procentowego stosunku własności, przyjmuje się 50% wartości samochodu.

Jedną z korzyści posiadania samochodu firmowego jest jego amortyzacja, czyli miesięczne odpisy umorzeniowe wyliczane z wartości początkowej samochodu, które zwiększają koszty prowadzenia działalności. Wysokość odpisów amortyzacyjnych jest uzależniona od rodzaju pojazdu.

Nie tylko sama wartość samochodu stanowi koszt firmy, ale również wydatki, jakie są ponoszone na samochód. Kosztem uzyskania przychodu mogą być te wydatki, których poniesienie jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania pojazdu. Do takich wydatków zaliczany jest zakup paliwa, drobne naprawy, remonty, wymiana opon, oleju, zakup płynów do spryskiwacza, wody do chłodnicy, myjnia, przeglądy techniczne, ubezpieczenie pojazdu oraz wszelkie inne zakupy, bez których samochód nie mógłby poprawnie funkcjonować. Idąc tym tokiem, wydatki poniesione na upiększenie pojazdu czyli zakup zapachów, radia, nowej tapicerki, są już wydatkami, które nie muszą być ponoszone aby samochód mógł się poruszać zgodnie z przepisami ustawy o ruchu drogowym.

b) Samochód prywatny używany w celach firmowych

Samochód prywatny nie musi być przekazywany do majątku firmowego aby wydatki poniesione na jego eksploatację stanowiły koszt prowadzenia działalności. Bardzo często zdarza się, że właściciel firmy korzysta z własnego samochodu aby wykonywać pracę w swojej firmie. W przypadku samochodów osobowych istnieje limit, do wysokości którego wydatki poniesione na eksploatację samochodu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu firmy. W celu określenia takiego limitu, przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia Ewidencji Przebiegu Pojazdu. Polega ona na zapisywaniu każdej trasy przejechanej w sprawach firmowych. Określamy w niej miejsce docelowe oraz powrotne, cel podróży oraz ilość pokonanych kilometrów, które następnie przeliczane są przez wskaźnik

STAWKA PRZEBIEGU ZA 1 KM DLA POJAZDÓW

–        Samochody o pojemności silnika do 900 cm 3 – 0,5214 zł

–        Samochody o pojemności silnika powyżej 900 cm 3 –  0,8358 zł

Po przemnożeniu ilości przejechanych kilometrów przez wskazaną stawkę, otrzymujemy miesięczną kwotę, która stanowi limit dla poniesionych wydatków. Do wysokości tego limitu, wydatki na samochód mogą stanowić koszt prowadzenia działalności.

Ewidencji przebiegu pojazdu nie trzeba prowadzić dla samochodów ciężarowych, czyli takich, które posiadają zaświadczenie ze stacji diagnostycznej, potwierdzające spełnianie przez samochód ustawowych warunków na samochód ciężarowy. Przy tego typu pojazdach wszystkie wydatki, które są niezbędne dla poprawnego funkcjonowania samochodu, mogą stanowić w pełni koszt prowadzenia działalności.

c) Samochód wynajmowany, dzierżawiony, użyczony

Wydatki ponoszone na używanie samochodu, mogą być rozliczane w kosztach prowadzenia działalności również wtedy, gdy samochód nie stanowi środka trwałego firmy, a jedynie jest w niej używany, na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy bezpłatnego użyczenia. W przypadku otrzymywania faktur za wynajem lub dzierżawę samochodu, mogą one stanowić koszty prowadzenia działalności. Wydatki eksploatacyjne stanowią koszt firmowy, jednak do limitu  wskazanego w ewidencji przebiegu pojazdu. Sposób jej prowadzenia oraz rozliczania kosztów eksploatacyjnych jest identyczny jak w przypadku pojazdu prywatnego, używanego w sprawach firmowych.

Należy pamiętać, że umowa bezpłatnego użyczenia może zostać podpisana tylko z członkiem rodziny, należącym do pierwszej grupy podatkowej czyli: małżonek, zstępni (dzieci, wnuki itd.), wstępni (rodzice, dziadkowie itd.), pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha i teściowie.

Dla wynajmowanych samochodów ciężarowych, nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wszystkie wydatki związane z używaniem takiego pojazdu ciężarowego, które są udokumentowane dowodami zakupu na firmę, stanowią jej koszt prowadzenia działalności w pełnym zakresie.

d) Samochód w leasingu

Wszystkie pojazdy używane w firmie w ramach leasingu są rozliczane bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Dotyczy to zarówno samochodów osobowych, jak również ciężarowych. Faktury od leasingodawcy są kosztem prowadzenia działalności.

TELEFON

Zakup telefonu lub rachunki z nim związane są jednym z podstawowych stałych kosztów prowadzenia działalności. Nie sposób sobie wyobrazić sprawnie funkcjonującego przedsiębiorstwa bez tego narzędzia. Zakup aparatu telefonicznego jest niewątpliwie uznawany za koszt prowadzenia działalności, jeśli tylko dokument sprzedaży zawiera dane firmy jako nabywcy.

Najkorzystniejszym rozwiązaniem jest podpisanie umowy pomiędzy przedsiębiorstwem a operatorem linii telefonicznej, na świadczenie usług telekomunikacyjnych. Dzięki temu, że właścicielem danego numeru abonamentowego jest firma a nie osoba prywatna, faktury za świadczone usługi telekomunikacyjne będą w całości stanowiły koszt prowadzonej działalności – zarówno opłata za abonament, jak również koszt przeprowadzonych rozmów.

W sytuacji, gdy umowa jest podpisana przez osobę prywatną, jeszcze zanim była założona działalność gospodarcza i nie ma możliwości zmiany jej na firmę, kosztem prowadzenia działalności mogą być jedynie te rozmowy telefoniczne, które zostały wykonane w sprawach służbowych. Jest to dosyć kłopotliwe i czasochłonne, gdyż przedsiębiorca musi na podstawie bilingów, wskazywać które rozmowy były przeprowadzone w sprawach firmowych oraz sumować koszt z całego wykazu rozmów, aby można było odliczyć go od przychodu w działalności gospodarczej. Abonament nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu firmy. Taka sytuacja dotyczy zarówno telefonów stacjonarnych, jak również komórkowych.

Częstym rozwiązaniem są zakupy pakietów startowych, bez wiązania się umową abonamentową z danym operatorem. Doładowania do telefonów komórkowych mogą stanowić koszt prowadzenia działalności, pod warunkiem, że zostaną odpowiednio udokumentowane. Oznacza to, że zakupując doładowanie w punkcie sprzedaży, należy ten zakup potwierdzić fakturą VAT lub rachunkiem na firmę, wystawionymi przez sprzedawcę.

LOKAL

Mieszkanie prywatne przedsiębiorcy

Większość małych firm nie posiada oddzielnej siedziby. Jej funkcję pełni zazwyczaj mieszkanie prywatne. Osoba prowadząca działalność gospodarczą ma prawo do zaliczenia w koszty części wydatków eksploatacyjnych, związanych z utrzymaniem mieszkania (czynsz, prąd, media). Aby skorzystać z tej możliwości trzeba zgłosić fakt prowadzenia działalności do spółdzielni (administratora) lub do Urzędu Miasta (w przypadku domu i gruntu). Zgłasza się wielkość powierzchni, która jest przeznaczona na działalność np. 7 m.kw. (z 70 m.kw to 10%) Od wielkości powierzchni zależy wzrost opłaty za czynsz (w spółdzielni) lub wzrost podatku od nieruchomości. W zależności od procentowego udziału powierzchni przeznaczonej na działalność liczone są koszty zużycia wody, ciepła itp. Ponieważ faktury (rachunki) za czynsz i media nie są wystawiane na firmę, ale na osobę prywatną, nie można ich bezpośrednio wprowadzić jako koszty uzyskania przychodu. Należy to zrobić przez przeliczenie wartości przez udział powierzchni wykorzystywanej na działalność i na podstawie dokumentu stworzonego wewnątrz firmy, uwzględnić w kosztach działalności.

Lokal wynajmowany

Inną możliwością jest wynajęcie lokalu lub jego części, na prowadzenie działalności. Umowa najmu lokalu powinna być wówczas podpisana na firmę, dzięki czemu koszt samego wynajmu stanowi koszt prowadzenia działalności. Oczywiście musi on być odpowiednio udokumentowany, czyli powinna zostać wystawiona faktura lub rachunek przez wynajmującego. Niekiedy wynajmującym jest osoba prywatna nieprowadząca działalności gospodarczej, która nie wystawia rachunku ani też faktury VAT. W takich przypadkach umowa określa miesięczną kwotę wynajmu wraz z terminem płatności, np. do 15 każdego miesiąca. Płatność może odbywać się w formie gotówki. Za otrzymanie zapłaty, właściciel lokalu nieprowadzący działalności gospodarczej powinien wystawić dowód przyjęcia zapłaty, np. KP. Na podstawie takiego dokumentu, firma jako najemca może zaksięgować w swoich kosztach prowadzenia działalności wydatek. Jeśli płatność jest wykonywana za pomocą przelewu bankowego z konta firmowego, podstawą do zaksięgowania wydatku jest uwidocznienie go na wyciągu bankowym.

Lokal będący własnością

Lokal, w którym jest prowadzona działalność gospodarcza może zostać zakupiony na firmę. Wówczas faktura za zakup lokalu lub umowa kupna-sprzedaży, muszą określać firmę jako nabywcę. Taki zakup stanowi środek trwały przedsiębiorstwa a jego wartość jest wliczana w koszty firmy za pomocą comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych. Z reguły w takich lokalach, koszty eksploatacji również są potwierdzane fakturami VAT, na których jako nabywca widnieje firma. Dzięki temu cała faktura może stanowić koszt uzyskania przychodu

Podobnie jest w sytuacji, gdy odrębny lokal już stanowi własność prywatną przedsiębiorcy. Może on, jak każdy inny środek trwały, przekazać swojej firmie na podstawie oświadczenia. W dokumencie tym, jest wówczas wskazywana wartość szacunkowa, ustalana na podstawie cen rynkowych. Stanowi ona wartość początkową lokalu, od której będą dokonywane odpisy amortyzacyjne.