Side Navigation

Freelancer – 11 najpopularniejszych kosztów

Copywriterzy, graficy, architekci, fotografowie, tłumacze… Freelancerzy stanowią w Polsce ok. 3 procent zatrudnionych. Co drugi z nich nie chce przechodzić na etat. Tymczasem każdy freelancer posiadający własną działalność gospodarczą może płacić niższe podatki. Jak to zrobić? Wystarczy poszukać wydatków. Sprawdź najpopularniejsze według nas koszty freelancera.  Lista wydatków, które mogą zostać uznane za firmowy koszt, jest całkiem długa.

Uniwersalne koszty w każdej firmie

Wśród kosztów uzyskania przychodów niemal każdego właściciela firmy możemy wymienić m.in.:

  • komputer i oprogramowanie,
  • czynsz i media za biuro, np. opłata za wynajem, wodę czy prąd,
  • wyposażenie, np. biurko i krzesło,
  • wydatki związane z użytkowaniem pojazdów (samochód, rower, skuter) w firmie, np. paliwo, wymiana opon czy serwis,
  • abonament za Internet i telefon,
  • usługi księgowe.

Jednak zanim jakiś wydatek zostanie uznany z koszt podatkowy, muszą zostać spełnione pewne warunki.

Co to jest koszt uzyskania przychodów?

W świetle prawa (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym): „Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Oznacza to, że kosztem mogą być wydatki bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, ponieważ w razie kontroli podatkowej taki związek przyczynowo-skutkowy między wydatkiem a przyszłym przychodem przedsiębiorca będzie musiał udowodnić.


koszty freelancera infografika

Koszty freelancera:

1. Sprzęt i oprogramowanie

Zaliczenie do kosztów freelancera laptopa czy oprogramowania nikogo już raczej nie dziwi. Jednak “wolni strzelcy” z określonych branż do kosztów mogą również wrzucić chociażby aparat fotograficzny czy kamerę. Tak będzie na przykład w przypadku  fotografa. Grafik uzna natomiast za koszt tablet graficzny czy program do obróbki zdjęć, z kolei tłumacz zakup narzędzia CAT, a architekt program do projektowania.

W przypadku copywritera, który do pisanych przez siebie tekstów przygotowuje również samodzielnie grafiki, nie powinno być problemu z uznaniem za firmowy koszt oprogramowania do tworzenia grafik. Tak naprawdę wiele zależy od specyfiki pracy freelancera.

2. Usługi online

Innym kosztem freelancera mogą być również usługi online oferowane m.in. przez zagranicznych sprzedawców, na przykład Dropbox czy Google Apps . Specjalista SEM wrzuci w koszty wydatek związany z korzystania z Google Ads, a grafik z Adobe Creative Cloud, gdyż będzie on na ogół podyktowany zawodową koniecznością.

Część „wolnych strzelców” korzysta także z takich serwisów jak: Elance.com czy Freelancer.pl. Rozliczając taki koszt, warto sprawdzić siedzibę sprzedawcy – czy jest to terytorium Unii Europejskiej czy już kraj poza jej granicami. W takich sytuacjach zaleca się rejestrację do VAT-UE.

3. Konferencje i szkolenia

Kosztem freelancera mogą być nie tylko branżowe książki i czasopisma, ale również szkolenia i konferencje, jeśli tylko mają związek z prowadzoną działalnością. Tłumacz przysięgły do wydatków powinien zaliczyć koszt udziału w szkoleniu na temat przekładu tekstów medycznych, a copywriter kurs z pozycjonowania. Co ciekawe, także opłaty wynikające z udziału w targach i branżowych wydarzeniach można uznać za firmowy koszt.

4. Wyjazdy służbowe

Podróż służbowa może być również kosztem uzyskania przychodu freelancera. Musi mieć ona jednak związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tak będzie na przykład w sytuacji gdy przedsiębiorca jedzie na spotkanie z kontrahentem, konferencję czy szkolenie. Wówczas przysługuje mu dieta. Jest to ekwiwalent pieniężny, który pozwala pokryć zwiększone koszty wyżywienia. W 2019 roku wysokość dziennej diety w podróży krajowej to 30 zł. Dla podróży zagranicznych stawka diety jest ustalana według stawki kraju docelowego.

Inne wydatki związane z podróżą służbową należy udokumentować fakturą VAT lub rachunkiem – koszty transportu (taksówka, bilety PKP, PKS, MPK), paliwo, nocleg. Jednak w niektórych przypadkach, określonych przepisami, sam bilet może spełniać wymogi faktury. Za wyjątek można również uznać przejazd autostradą – tutaj będzie się liczył paragon.

Z kolei jeżeli nocleg został udokumentowany fakturą, to vatowcom nie przysługuje odliczenie podatku VAT naliczonego. Wtedy cała kwota brutto będzie kosztem.

Podsumowując, poniesione wydatki wraz ze zryczałtowaną dietą zostają zaliczone do kosztów.

5. Wynagrodzenie pracownika i podwykonawców

Freelancer prowadzący większe projekty może zatrudnić współpracownika, np. na umowę o dzieło, umowę-zlecenie czy umowę o pracę. Wypłacane mu wynagrodzenie można uznać za koszty uzyskania przychodu, podobnie jak składki ZUS, pod warunkiem że były odprowadzane w ramach podpisanej umowy. Poza tym zatrudnienie pracownika pozwala na generowanie dodatkowych kosztów, takich jak na przykład zakup kawy, herbaty czy napojów. Dodajmy, że od 1 stycznia 2019 roku do kosztów uzyskania przychodów można również zaliczyć wynagrodzenie małżonka i małoletnich dzieci.

6. Odsetki od kredytu, opłaty skarbowe i ubezpieczenie

Odsetki od kredytu mogą również zostać zaliczone jako koszty freelancera. Pod warunkiem, że:

  • kredyt ma związek z prowadzoną działalnością,
  • odsetki zostały opłacone,
  • odsetki nie mają wpływu na wysokość kosztów inwestycji.

Co prawda, opłaty skarbowe nie są kolosalnymi kwotami, ale mimo wszystko warto wiedzieć, że można je wliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to zarówno tych pobieranych przez Urząd Skarbowy, jak i przez wójta czy burmistrza.

Co jeszcze może być dla freelancera kosztem? Chociażby polisa ubezpieczeniowa zabezpieczająca środki trwałe firmy czy składki opłacane z tytułu przynależenia do organizacji. W tym drugim przypadku, jak czytamy w art. 23 ust. 1 o podatku dochodowym, musi to być organizacja, w której członkostwo jest obowiązkowe (poza dwoma wyjątkami znajdującymi się w ustawie).

7. Kursy językowe i studia podyplomowe

Copywriter, który chce pisać teksty również w języku obcym, nie powinien mieć problemu z zaliczeniem do kosztów kursu językowego. Podobnie grafik, który w ramach prowadzonej przez siebie działalności chciałby zacząć tworzyć strony internetowe. Wówczas koszt studiów na kierunku Web Developer również nie powinien zostać zakwestionowany jako podatkowy koszt.

8. Reklama

Jakie jeszcze mogą być koszty freelancer? Na przykład wydatki związane z reklamą – kampanie Google Ads i Facebook Ads lub inne działania reklamowe offline, takie jak druk ulotek czy wizytówek.

9. Upominki dla klientów

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w celach promocyjnych wręczać klientom czy kontrahentom drobne upominki (najlepiej o niskiej wartości). Tym bardziej że mogą one zostać wliczone do kosztów podatkowych. Firmowym gadżetem może być nie tylko długopis, ale również podkładka pod kubek czy firmowa wlepka. Ważne, aby takie upominki były opatrzone logo firmy.

10. Elementy dekoracyjne

Kosztem freelancera mogą być również elementy dekoracyjne, jeśli tylko nie stają się kosztem reprezentacji. W związku z tym wszystkie dzieła sztuki ze względu na swoją wartość nie mogą być kosztem podatkowym w przeciwieństwie do reprodukcji znanego obrazu za kilkadziesiąt złotych czy też rośliny doniczkowej.

11. Księgowość

Ważnym kosztem freelancera są również usługi księgowe, czyli: biura rachunkowe, księgowość internetowa oraz programy do faktur.

Może Cię również zainteresować

Używamy plików cookie do personalizacji treści i reklam, zapewnienia funkcji mediów społecznościowych i analizy ruchu. Udostępniamy również informacje o korzystaniu z naszej strony naszym partnerom reklamowym. Więcej informacji

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close