Rodzaje ewidencji

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ewidencje przychodów ewidencjonowanych prowadzą podatnicy, którzy wybrali opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Podatnicy obliczają przychód stanowiący podstawę naliczenia ryczałtu według zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (głównie art.11 i art.14). Sposób prowadzenia ewidencji przychodów określa głównie przepis art.15 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ponadto podmioty gospodarcze prowadzące ewidencję przychodów zobowiązane są do prowadzenia innych ewidencji dla celów podatku dochodowego tj: wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencja przychodów

Z pewnymi wyjątkami faktury przychodowe można ujmować w ewidencji przychodów według daty powstania obowiązku podatkowego tj. w dniu wystawienia faktury (rachunku), nie później jednak niż ostatni dzień miesiąca, w którym:

• wydano rzecz, zbyto prawo majątkowe
• wykonano usługę, w tym częściowe wykonanie usługi, jeżeli jej częściowe wykonanie stanowi wynikający z umowy lub z odrębnych przepisów tytuł do zapłaty lub otrzymano zapłatę za wykonanie świadczenia

Podatnicy opłacający podatek VAT (nie korzystający ze zwolnienia podmiotowego) mogą ewidencjonować przychody w dniu wystawienia faktury. Datę tę należy określić zgodnie z odrębnymi przepisami:

• w dacie, w której faktura została wystawiona, jeżeli została wystawiona zgodnie z przepisami
• w dacie, w której faktura powinna zostać wystawiona, jeżeli została wystawiona niezgodnie z tymi przepisami

Stosujemy takie  zasady rozliczania przychodu w przypadku gdy:

• wydano rzecz, zbyto prawo majątkowe lub
• wykonano usługę, w tym częściowo wykonano usługę, jeżeli jej częściowe wykonanie stanowi wynikający z umowy lub z odrębnych przepisów tytuł do zapłaty lub otrzymano zapłatę za wykonanie świadczenia

Jeżeli usługa została wykonana pod koniec danego roku, a fakturę wystawiono w styczniu następnego roku to  przychód należy ująć w ewidencji przychodów w ostatnim dniu danego roku podatkowego. Nie należy ich zatem ujmować w roku wystawienia faktury.

Podatnik może w ogóle nie prowadzić ewidencji przychodów, jeżeli prowadzi ewidencję sprzedaży VAT, pod warunkiem, że:

• dane wykazane w ewidencji VAT pozwolą na wyodrębnienie z obrotów, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku VAT  dla celów ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;

• po zakończeniu każdego miesiąca, w terminie do 20-ego następnego miesiąca, sporządzi zestawienie, w którym wykaże przychody na podstawie danych zawartych w tej ewidencji, według poszczególnych stawek ryczałtu, z uwzględnieniem różnic między obrotem, w rozumieniu przypisów ustawy o podatku od towarów i usług, a przychodem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym.

Wybór którejkolwiek z zasad nie wymaga zawiadomienia urzędu skarbowego i można go zmienić w każdej chwili.

Książka przychodów i rozchodów

Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzą podatnicy którzy wybrali sposób rozliczania się z fiskusem na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) albo podatkiem liniowym (19%), którzy nie przekroczyli limitu 1’200’000 euro zobowiązującego ich do prowadzenia ksiąg rachunkowych (tzw. pełna księgowość).

Zasady obliczania dochodu u podatników prowadzących księgę określają przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (głównie art.14 ust.1f, art.22 ust.4-6, art.24-24b oraz art.44). Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późń. Zm.). Rozporządzenie to określa również wymogi stawiane dowodom księgowym, stanowiącym podstawę zapisu w księdze i umożliwiającym zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są do prowadzenia innych ewidencji dla celów podatku dochodowego w tym: ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencji wyposażenia. Mają do wyboru szereg możliwych sposobów prowadzenia księgi. Całkowicie niezależnie od tego podatnicy mają pewne możliwości dotyczące ustalania zaliczek na podatek dochodowy.

Księga przychodów i rozchodów zależna jest od wybranych zasad opodatkowania – podatku liniowego czy zasad ogólnych.

Ewidencja podatkowej książki przychodów i rozchodów powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• liczbę porządkową
• numer dowodu księgowego, datę i opis;
• dane kontrahenta: nazwę i adres
• kolumny księgi: wartość sprzedanych towarów i usług, pozostałe przychody,  razem przychód, zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakup, koszty uboczne zakupu, wynagrodzenia w gotówce i w naturze, pozostałe wydatki, razem wydatki, inne oraz uwagi
• podsumowanie strony, przeniesienie z poprzedniej strony oraz podsumowanie wartości kolumn od początku roku

Metody rozliczania przychodów

Z pewnymi wyjątkami przychody oraz faktury przychodowe należy ewidencjonować w księdze przychodów i rozchodów według daty powstania obowiązku podatkowego – w dniu wystawienia faktury (rachunku), nie później jednak niż ostatni dzień miesiąca, w którym:

• wydano rzecz, zbyto prawo majątkowe
• wykonano usługę, w tym częściowo wykonano usługę, jeżeli jej częściowe wykonanie stanowi wynikający z umowy lub z odrębnych przepisów tytuł do zapłaty lub otrzymano zapłatę za wykonanie świadczenia

Jednak podatnicy VAT nie korzystający ze zwolnienia podmiotowego mogą ewidencjonować przychody w dniu wystawienia faktury. Datę tę należy określić zgodnie z odrębnymi przepisami, tzn w:

• dacie, wystawienia faktury, jeżeli została ona wystawiona zgodnie z przepisami, lub
• dacie, w której faktura powinna zostać wystawiona, jeżeli została wystawiona niezgodnie z przepisami

Stosujemy takie  zasady rozliczania przychodu w przypadku gdy:

• wydano rzecz, zbyto prawo majątkowe lub
• wykonano usługę, w tym częściowo wykonano usługę, jeżeli jej częściowe wykonanie stanowi wynikający z umowy lub z odrębnych przepisów tytuł do zapłaty lub otrzymano zapłatę za wykonanie świadczenia

Jeżeli usługę wykonano pod koniec danego roku, a fakturę wystawiono w styczniu następnego roku to  przychód należy ująć w ewidencji przychodów w ostatnim dniu danego roku podatkowego. Nie należy ich zatem ujmować w roku wystawienia faktury.

Metody rozliczania kosztów

Metoda kasowa

Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów zaliczają wydatki do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, czyli

• w dacie obciążenia ich fakturą notą czy rachunkiem (niektórzy przyjmują datę otrzymania – zaakceptowania dokumentu obciążeniowego)
• w dacie faktycznego dokonania wydatku

Taka metoda pozwala na regulowanie podstawy opodatkowania w danym okresie poprzez dokonanie dodatkowych zakupów. Jednak i w takiej metodzie towary i materiały obejmowane spisem z natury są wycofywane z kosztów uzyskania przychodu w rocznym spisie z natury. Oznacza to, że wydatki na towar zakupiony w ciągu roku zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu z chwilą poniesienia wydatku, jednak jeżeli na dzień 31 grudnia towary te będą nadal na stanie magazynowym, to o  ich wartość zostanie pomniejszony koszt uzyskania przychodu danego roku. Ten sam koszt będzie jednak podwyższony o wartość towarów, które poprzednio w spisie figurowały, ale w międzyczasie zostały sprzedane.

Metoda memoriałowa

Polega ona na zaliczaniu wydatków do kosztów uzyskania przychodu w dacie ich poniesienia bez względu na to jakiego roku dotyczą. Podatnik może wybrać metodę w której:

• podzieli koszty uzyskania przychodu na dwie grupy:
• koszty bezpośrednie, związane z konkretnymi przychodami (koszt zakupu towaru w stosunku do przychodu z jego sprzedaży);
• koszty pośrednie, związane ogólnie z przychodami podatnika (koszt usług telekomunikacyjnych czy czynsz najmu magazynu),
• koszty bezpośrednie zaliczy do kosztów uzyskania przychodu w roku uzyskania przychodu;
• koszty pośrednie zaliczy do kosztów uzyskania przychodu w roku ich poniesienia.

Sposób ten pozwala na uniknięcie kumulacji kosztów (wystąpienie niskiego podatku dochodowego lub nawet straty) w jednym roku podatkowym z kumulacją dochodu w innym roku podatkowym (wysoki dochód i podatek). Jednak uniemożliwia to dowolne sterowanie dochodem poprzez dokonywanie wydatków. Jest to metoda, zgodnie z którą koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą oznacza to, że są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty, koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe; w tym wypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Ewidencja na potrzeby podatku VAT

Ewidencje prowadzą czynni podatnicy podatku od towarów i usług. Nie ma określonego wzoru ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, zgodnie z ustawą powinna ona jednak gwarantować prawidłowe ustalenie wartości podatku VAT przypadającego do zapłaty lub zwrotu, z uwzględnieniem zakupów związanych wyłącznie ze sprzedażą zwolnioną. Podatnik ma więc prawo do dowolnego ustalenia wzoru takiej ewidencji, w jakikolwiek sposób, byle ewidencja zawierała dane niezbędne do określenia:

• przedmiotu i podstawy opodatkowania;
• wysokość podatku należnego;
• kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego;
• kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu;
• inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej
• kwoty podatku naliczonego przy częściowym odliczeniu podatku VAT.

Ewidencja sprzedaży VAT

Ewidencja sprzedaży musi umożliwić rozbicie sprzedaży według stawek podatku.

Podatnicy stosujący wyłącznie stawkę podatku VAT w wysokości 23% mogą mieć tylko dwie kolumny w ewidencji sprzedaży: sprzedaż netto opodatkowana w stawce VAT 23% oraz podatek VAT. Natomiast podatnicy dokonujący sprzedaży zwolnionej z VAT i sprzedaży opodatkowanej powinni posiadać odrębne kolumny dotyczące zakupów związanych ze sprzedażą zwolnioną, opodatkowaną oraz z obiema rodzajami sprzedaży.

Ewidencja zakupów VAT

W ewidencji zakupów VAT nie trzeba wykazywać zakupów, w stosunku do których podatnikowi prawo do odliczenia podatku VAT nie przysługuje. Zakupów nie trzeba już ujmować odrębnie dla stawki 23%, 8%, czy 5%, bowiem w deklaracji VAT zakupy ujmujemy łącznie. Należy jednak w ewidencji rozdzielić zakup środków trwałych – jednak nie musi to być odrębna kolumna, może to być np. adnotacja w kolumnie uwag (pozwala ona na odjęcie od sumy zakupów kwoty dotyczącej majątku trwałego)

Całość ewidencji powinna być dostosowana do potrzeb podatnika. Od sytuacji podatnika zależy, jak bardzo będzie rozbudowana ewidencja VAT.

Nie jest już wymagane wpisywanie wszelkich danych z faktury, wraz z adresem i NIP, ale należy uznać to za przydatne na wypadek zaginięcia dokumentacji – zawsze możliwe będzie uzyskanie duplikatu na podstawie danych zawartych w ewidencji VAT.

Ewidencja środków trwałych

W ewidencji środków trwałych dokonuje się zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, których cena nabycia lub koszt wytworzenia przekracza 3.500,00 zł, albo okres ich użytkowania jest dłuższy niż jeden rok.

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych nakłada ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.  Do tego od nie ujawnionych środków trwałych nie nalicza się w zasadzie odpisów amortyzacyjnych. Dlatego też staranne prowadzenie ewidencji środków trwałych gwarantuje bezpieczeństwo zaliczonych do kosztów uzyskania przychodu odpisów amortyzacyjnych. Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji (wykazie) najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego (w takim przypadku odpisy nalicza się od dnia ujawnienia).

Nie podlegają objęciu ewidencją (wykazem) budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, których wartość początkową ustala się jako iloczyn powierzchni i kwoty 988zł.

Ewidencje środków trwałych prowadzą przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów lub księgi handlowe.

Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• liczbę porządkową;
• datę nabycia;
• datę przyjęcia do używania;
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
• wartość początkową;
• stawkę amortyzacyjną;
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;
• zaktualizowaną wartość początkową;
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Ewidencja wyposażenia

Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1 500 zł. W skład ewidencji wyposażenia wchodzą rzeczowe składniki majątku związane z wykonywaną działalnością, ale niezaliczone do środków trwałych. Do prowadzenia ewidencji zobowiązani są przedsiębiorcy opodatkowani na zasadach ogólnych prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów.  Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia nakłada rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)

Wykaz ewidencji wyposażenia powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny wpisu,
• datę nabycia, numer faktury lub rachunku,
• nazwę wyposażenia,
• cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,
• numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,
• datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz
• przyczynę likwidacji wyposażenia.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku dochodowego od osób prawnych obowiązani są prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w następujących sytuacjach:

• gdy pracownik używa prywatnego samochodu (a nie samochodu pracodawcy) na potrzeby działalności pracodawcy, zarówno w podróży służbowej, jak i w tzw. jazdach lokalnych;

• gdy podatnik albo zatrudniony przez niego zleceniobiorca używa samochód osobowy nie wprowadzony do ewidencji środków trwałych podatnika-osoby fizycznej, albo nie stanowiący składnika majątku podatnika opłacającego podatek dochodowy od osób prawnych.

Obowiązki w tym zakresie ustanowione zostały przez art.21 ust.1 pkt 23b oraz art.23 ust.1 pkt 36 i 46, ust.3a, 3b, 4, 5 i 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.jedn.:Dz.U. z 2000r., Nr 14, poz. 176, z późn. zm.), oraz art.16 ust.1 pkt 30 i 51, ust.3a, 3b, 4 i 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. jedn.:Dz.U. z 2000r., Nr 54, poz. 654, z późn. zm.).

W przypadku podróży służbowych i przejazdów lokalnych pracowników obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy wszelkich pojazdów samochodowych: osobowych, ciężarowych, innych (z wyjątkiem motocykli oraz motorowerów). W przypadkach przedsiębiorcy wykorzystującego samochód prywatny do celów działalności gospodarczej obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy wyłącznie samochodów osobowych czyli samochodów, które nie posiadają homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz których dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg, z wyjątkiem samochodów używanych na podstawie umowy leasingu w rozumieniu art.23a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby faktycznie używającej pojazdu;
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
• numer kolejny wpisu;
• datę, cel wyjazdu oraz opis trasy (skąd-dokąd);
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
• stawkę za jeden kilometr przebiegu;
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, określonej w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Infrastruktury;
• dane i podpis pracodawcy (podatnika).

Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić odrębnie dla każdego pojazdu. Powinna ją prowadzić osoba faktycznie używająca pojazdu (pracownik, przedsiębiorca- podatnik, zleceniobiorca), w każdym przypadku ewidencja powinna być potwierdzana przez podatnika , powinna być prowadzona na bieżąco, tzn. powinna być uzupełniania po dokonaniu każdego przejazdu.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia podatnika z obowiązku dokumentowania wydatków związanych z używaniem pojazdu, zgodnie z przepisami, w szczególności:

• zakupu paliwa (faktura w każdym przypadku powinna zawierać numer rejestracyjny pojazdu),
• ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych;
• ubezpieczenia OC, AC, zielonej karty;
• wydatków na parking;
• opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska związanych z pojazdem;
• przeglądów technicznych;
• kosztów drobnych napraw i części zamiennych.
• Wydatki za wynajem czy dzierżawę samochodu

Ponadto podatnicy zobowiązani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobowiązani są do prowadzenia wraz z ewidencją przebiegu pojazdu również miesięczne zestawienia poniesionych wydatków wynikających wyłącznie z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu

Niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje:

• niemożnością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z używaniem przez pracowników ich prywatnego samochodu w podróży służbowej i w jazdach lokalnych (z wyjątkiem, gdy następuje wypłata ryczałtu za jazdy lokalne);
• utratą posiadanego przez pracowników określonych zawodów prawa do zwolnienia z opodatkowania świadczeń stanowiących zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (z wyjątkiem, gdy następuje wypłata ryczałtu za jazdy lokalne); w takim przypadku nie wystąpi jednak obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne;
• utratą zwolnienia z opodatkowania świadczeń stanowiących zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w podróży służbowej – ze względu na niemożność przeprowadzenia dowodu co do wysokości kwoty objętej zwolnieniem;

niemożnością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z używaniem przez podatnika lub zleceniodawcę samochodu osobowego nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych podatnika-osoby fizycznej, albo nie stanowiącego składnika majątku podatnika opłacającego podatek dochodowy.