Terminy księgowania

Pojęcie „kosztu poniesionego” pojawiło się w przepisach podatkowych w 2007 roku. Wcześniej opinie na temat tego, jak rozumieć koszt poniesiony, były podzielone. Wobec tego przez pojęcie kosztu poniesionego rozumie się koszt zapłacony (metoda „kasowa” księgowania kosztów w KPiR) lub koszt powstały w dacie wystawienia dokumentu potwierdzającego istnienie kosztu (metoda „memoriałowa” księgowania kosztów w KPiR). Wybrany przez podatnika sposób powinien być co do zasady stosowany do wszelkich kosztów, z wyjątkiem zakupu towarów handlowych i materiałów.

Pojęcie „kosztu poniesionego” pojawiło się w przepisach podatkowych w 2007 r. Wcześniej opinie na temat tego, jak rozumieć koszt poniesiony, były podzielone. Wobec tego przez pojęcie kosztu poniesionego rozumie się koszt zapłacony (metoda „kasowa” księgowania kosztów w KPiR) lub koszt powstały w dacie wystawienia dokumentu potwierdzającego istnienie kosztu (metoda „memoriałowa” księgowania kosztów w KPiR). Wybrany przez podatnika sposób powinien być co do zasady stosowany do wszelkich kosztów, z wyjątkiem zakupu towarów handlowych i materiałów.

Metoda kasowa polega na tym, że podatnicy prowadzący księgę zaliczają wydatki do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia, oznacza to:

• datę obciążenia fakturą, notą czy rachunkiem (niektórzy przyjmują datę otrzymania – zaakceptowania dokumentu obciążeniowego),
• datę faktycznego dokonania wydatku w pozostałych przypadkach.

Przy zastosowaniu metody memoriałowej koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami potrącane są w tym roku, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.
Za dzień poniesienia kosztu w metodzie memoriałowej uważa się:

• dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury/rachunku (data wystawienia), lub
• dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku),
• dzień, w którym wydatek został fizycznie poniesiony (zapłacony), sytuacja ma miejsce przy kosztach pośrednich, np. ubezpieczenie samochodu, zapłacenie składki ZUS, wypłata wynagrodzenia.

Towar handlowy przeznaczony do odsprzedaży jest szczególnym rodzajem wydatku ujmowanego w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Przepisy rozporządzenia w sprawie KPiR (paragraf cytowany poniżej) określają moment, w którym najpóźniej należy ująć zakup towaru. Wynika z nich zasada, iż nie można sprzedać towaru niebędącego własnością firmy. Zakup towarów handlowych wykazuje się w KPiR w dacie wystawienia dokumentu zakupu, nawet jeśli fizycznie nie są własnością podatnika.

*”§ 17.* 1. Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.” (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów publikacja Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475, nr 224, poz. 2226, z 2004 r. nr 282, poz. 2807 oraz z 2007 r. nr 36, poz. 229 i nr 140, poz. 988).

Wraz z rozpoczęciem nowego roku podatkowego możliwa jest zmiana metody księgowania kosztów uzyskania przychodów.